매년 정기적으로 실시해야 하는 기업 자산실사. 하지만 많은 기업들이 이를 업무 부담으로 느끼고 있는 것이 현실이다.
'23년 전반적인 투자·생산이 위축되며 부진한 경영상황이 이어지거나 더 어려워졌다는 의견이 다수(65.9%)를 차지한 것으로 나타난 2024년 중소기업금융실태조사 결과는 경영 전반의 어려움을 보여준다. 이러한 상황에서 자산실사는 또 하나의 업무 부담으로 작용하고 있다.
특히 중소기업의 경우 전담 인력 없이 총무 담당자 1명이 전체 자산을 관리하는 경우가 대부분이다. 매년 실시되는 중소기업실태조사에 따르면, 대부분의 중소기업이 인력 부족과 자금난을 주요 애로사항으로 꼽고 있어, 자산실사와 같은 추가적인 관리 업무가 상당한 부담이 되고 있음을 알 수 있다.
하지만 경영상황이 어려울수록 기업은 자산 실태를 더욱 면밀히 점검할 필요가 있다. 기계나 장비, 비품, 소모품 등 보유 자산의 수량과 상태를 정확히 파악하고 관리 대장과 일치 여부를 확인함으로써 불필요하게 낭비되는 자산은 없는지, 현금화할 수 있는 유휴 자산은 없는지를 살펴야 한다. 이러한 과정은 단순한 재고 확인을 넘어, 분실·도난·손상 여부와 자산의 수명 주기까지 파악해 기업의 재무 건전성을 지키는 핵심적인 역할을 한다.
◆ 자산실사의 최신 디지털 전환 트렌드
QR코드를 활용한 스마트 자산실사
최근 주목받는 기술 중 하나는 QR코드를 활용한 스마트 자산관리 시스템이다. 아직 텍스트 기록만으로 자산 관리를 하고 있다면 재물에 부착할 수 있는 태그 시스템을 도입하기를 적극 추천한다. 태그 시스템이 있으면 재물조사표에 하나씩 수기 기록할 필요가 없어진다.
QR코드 시스템의 장점은 명확하다. 스마트폰만 있으면 언제 어디서나 자산 정보를 즉시 확인하고 업데이트할 수 있다. 자산의 구매일자, 관리부서, 사용자, 유지보수 이력 등 모든 정보를 디지털화하여 실시간으로 관리할 수 있게 된다. QR코드를 스캔하는 것만으로 해당 자산의 모든 이력을 한눈에 파악할 수 있어, 실사 시간을 획기적으로 단축시킬 수 있다.
자산실사 캠페인과 셀프 실사
또 다른 트렌드는 '자산실사 캠페인'을 통한 전사적 참여다. 기존의 총무부서 중심 실사에서 벗어나, 각 부서 구성원들이 직접 자신이 사용하는 자산을 확인하고 등록하는 셀프 실사 방식이다.
이러한 방식은 실사의 정확도를 높이면서도 담당 부서의 업무 부담을 크게 줄일 수 있다. 특히 모바일을 통해 간편하게 자산을 스캔하고 상태를 업데이트할 수 있어 구성원들의 참여도도 높일 수 있다. 여기에 더해, 사진 첨부를 필수화하거나 QR코드를 통해서만 캠페인을 완료할 수 있도록 제한을 두는 방식을 적용하면 정확성이 한층 강화된다.
예를 들어, 노트북이나 모니터 실사 시 단순히 존재 여부만 체크하는 것이 아니라 사진을 업로드해야 최종 제출이 가능하게 하거나, 자산에 부착된 QR코드를 직접 스캔해야만 실사가 완료되도록 하면 허위 보고나 누락을 방지할 수 있다.
이처럼 자율성과 검증 장치를 동시에 부여한 자산실사 캠페인은 전사적 참여를 유도하면서도, 셀프 실사를 통해 사용자 자산을 확인하고 공용 자산이나 비품은 경영지원 총무 담당자가 진행하는 방식으로 운영하면 훨씬 효율적으로 수행할 수 있다.
PC 에이전트를 통한 IT 자산 자동 실사
IT 자산 관리에서는 PC 에이전트 프로그램을 활용한 자동 실사가 점차 확산되고 있다. 각 PC와 노트북에 에이전트를 설치하면 하드웨어 사양(CPU, 메모리, 저장장치 등), 소프트웨어 설치 현황, 운영체제 버전, 라이선스 정보 등을 자동으로 수집해 취합 할 수 있다.
이 방식의 장점은 관리자가 별도의 현장 점검을 하지 않아도 기업 전체 IT 자산의 현황을 정확하게 파악할 수 있다는 점이다. 보고 과정에서 발생할 수 있는 누락이나 오류를 줄이고, 실시간 데이터에 기반한 의사결정을 가능하게 한다.
운영 효율성 측면에서도 효과적이다. 기존에는 반기 또는 연 1회 현장 점검을 통해 IT 자산을 확인했지만, 에이전트를 활용하면 실사 기간을 따로 두지 않아도 항상 최신 정보를 유지할 수 있다. 또한 부서별·사용자별 IT 자산 사용 현황을 대시보드에서 직관적으로 확인할 수 있어, 불필요한 장비를 조기에 파악하고 재배치하는 데에도 도움이 된다.
◆ 디지털 전환의 실질적 효과
디지털 자산실사를 도입한 기업들은 이미 뚜렷한 성과를 체감하고 있다. 실사 시간이 기존 대비 70% 이상 단축되고, 데이터 정확도는 95% 이상 향상되었다는 보고가 잇따르고 있다.
이러한 변화 속에서 국내 IT 자산관리 솔루션인 심플리(SMPLY)가 주목받고 있다. 심플리는 자산 라벨링과 QR코드 관리, 셀프 실사 캠페인, PC 에이전트를 통한 자동 수집 기능을 하나의 플랫폼에 통합해 제공한다. 이를 통해 기업은 부서별로 분산돼 있던 자산 관리 방식을 표준화하고, 중복 자산을 줄이며 예산 활용의 효율성을 높일 수 있다.
또한 심플리는 단순한 시스템 공급을 넘어 자산실사 대행 서비스, 기기 구매·매각 지원까지 제공해 기업이 자산의 전 생애주기를 보다 체계적이고 효율적으로 운영할 수 있도록 돕는다. 최근 퓨리오사에이아이, 크리에이츠 등 기업들이 심플리를 통한 자산실사 대행 서비스로 자산 현황을 파악하고 불용 자산을 조기 식별해 재활용 및 매각 전략을 수립하는 등, 데이터 기반의 효율적 자산 운영 체계를 구축하였다.
2025년 하반기 자산실사를 앞둔 기업이라면 지금이 디지털 전환을 검토할 적기다. 이는 단순히 업무 부담을 줄이는 차원을 넘어, 자산 관리의 정확성을 높이고 비용 절감 효과까지 기대할 수 있는 기회다. 기업은 규모와 상황에 맞는 솔루션을 선택해 단계적으로 도입함으로써, 그동안 번거로움으로 여겨졌던 자산실사를 효율적이고 전략적인 자산 관리의 출발점으로 바꿀 수 있을 것이다.